Sistem Penggajian untuk Mempermudah Perusahaan

Gajian bisa menjadi timing yang sangat berisiko bagi sebuah perusahaan. Perhitunagn yang matang harus benar-benar dilakukan sebelum perusahaan menggelontorkan sejumlah dana kepada sejumlah karyawan perusahaan mereka. Menghitung dengan cara manual, pasti akan sangat menyulitkan bagian HRD (Human Resource Departement). 

Gambar oleh freepik

Jadi, di sini, bagian HRD perusahaan harus memiliki software atau program khusus yang bisa digunakan untuk mengelola gaji karyawan setiap bulannya. Tujuannya, tentu untuk meringankan beban bagian HRD. Serta meminimalisir terjadinya kesalahan saat penggajian.

Karena dalam menggaji karyawan, ada banyak aspek yang perlu diperhitungkan juga. Tidak hanya soal mengeluarkan sejumlah uang dari perusahaan. Namun, dimulai dari pencatatan data pegawai, transaksi lembur, rangkuman absensi, transaksi medical (pengobatan), potongan pinjaman, perhitungan PPh 21 bulanan, sampai proses pelaporan SPT Tahunan PPh 21. Semuanya terangkum menjadi satu kesatuan yang harus ditangani oleh bagian HRD.

Bisa dibayangkan kalau sampai ada kesalahan data, akan merembet dan berimbas ke data lainnya. Maka dari itu, alasan ini juga bisa memperkuat pentingnya suatu perusahaan untuk memiliki sistem penggajian yang benar-benar sudah terprogram dengan matang.

Ada bermacam-macam software yang bisa dimanfaatkan untuk mengelola sistem penggajian perusahaan. Maka dari itu, perusahaan harus mampu memilih dan memilah, software payroll mana yang sudah terbukti mampu meminimalisir kesalahan pada saat penggajian. Lalu, apa sebenarnya yang dimaksud dengan software payroll itu?

Software payroll adalah program sistem penggajian yang memudahkan perusahaan, khususnya bagian HRD dalam melakukan penghitungan dan pembayaran gaji kepada karyawan-karyawan mereka. Payroll  sendiri bermakna jumlah yang dibayarkan kepada karyawan selama suatu periode pembayaran. Payroll dapat merujuk pada proses penghitungan dan distribusi upah dan pajak yang sebenarnya kepada pegawai. Atau, biasa disebut dengan gaji.

Bicara mengenai gaji, tentu erat kaitannya dengan keberadaan slip gaji. Karena tidak akan sempurna kalau hanya ada software payrollnya, namun slip gajinya tidak ada. Makanya, perusahaan harus memilih software payroll yang juga terdapat slip gaji otomatis untuk dicetak. 

 

Slip gaji yang tampak rapi dan jelas, bisa mudah terbaca oleh siapapun yang membutuhkan informasi di dalamnya. Tapi kalau slip gajinya buram dan acak-acakan, juga akan menyulitkan perusahaan dan karyawan, Benar bukan? Makanya, terlalu merepotkan kalau perusahaan harus mendesain satu per satu slip gaji karyawannya.

Jadi sebenarnya, software payroll yang bagus dan lengkap itu memiliki beberapa produk penyerta di dalamnya. Salah satun ya seperti yang sudah saya jelaskan di atas, yaitu slip gaji. Selain itu, ada beberapa hal lain, di antaranya Daftar Penghasilan Bulanan/Tahunan, Daftar Transfer Bank, Bukti Pemotongan PPh 21/26, 21 Final, SPT Masa PPh 21/26 dan Daftar Bukti Pemotingan PPh 21/26, Formulir pelaporan PPh 21, Laporan Jurnal Gaji, Laporan Saldo Pinjaman pegawai, Laporan Rincian lembur pegawai, Laporan BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan, Laporan Man Power untuk keperluan analisa sumber daya manusia (SDM), Laporan rincian perhitungan PPh 21 Ditanggung Pemerintah, dan laporan-laporan pelengkap lain untuk keperluan internal.

Kemudian, bagaimana penyajian laporannya? Dalam bentuk format apakah penyajian datanya? Sebagian laporan biasanya disajikan dalam format yang sudah umum untuk digunakan, yaitu format Excel untuk mempermudah perhitungan.

Nah, bagi Anda yang sedang mencari atau membutuhkan software payroll untuk digunakan di perusahaan, Anda harus teliti dan cermat agar tidak menyesal karena salah membeli software. Perhatian beberapa poin yang sudah saya sebutkan di atas untuk memilih software payroll yang paling cocok bagi perusahaan. 

 

Aminnatul Widyana

Mom of 2 kiddos/ Ahmad Rahman Budiman's wife/ teacher/ blogger

Share this post